海南橡胶:关于海南证监局对公司采取出具警示函行政监管措施的整改报告

证券代码：601118 证券简称：海南橡胶 公告编号：2024-047
海南天然橡胶产业集团股份有限公司
关于海南证监局对公司采取出具警示函行政监管措施的
整改报告
本公司董事会及全体董事保证本公告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，并对其内容的真实性、准确性和完整性承担法律责任。
海南天然橡胶产业集团股份有限公司（以下简称“公司”）近日收到海南证监局出具的《关于对海南天然橡胶产业集团股份有限公司及相关责任人员采取出具警示函措施的决定》（以下简称《警示函》），《警示函》具体内容详见公司于 2024年 6 月 8 日披露的《关于收到海南证监局警示函的公告》（公告编号：2024-041）。
收到《警示函》后，公司高度重视，第一时间组织了通报、传达，并结合前期整改落实情况，对《警示函》涉及的事项进行了全面梳理总结，全力推进整改措施落地见效。总体看，公司的整改工作于去年上半年启动并持续深入，目前已取得积极成效。公司已向海南证监局提交了整改报告，该报告已于 2024 年 6 月12 日经公司第六届董事会第三十三次会议和第六届监事会第十八次会议全票审议通过，现将相关内容公告如下：
一、基本情况
在公司 2022 年度财务报告编制和审计过程中，发现部分存货存在账实不符的情况。针对这种情况，公司迅速成立专项调查组，对橡胶存货进行了现场盘点
和核查。经核查，确认截至 2023 年 5 月 31 日，橡胶产品实际库存 9.66 万吨，
盘亏 1.76 万吨，并以该结果为线索，比对还原大量第三方仓库数据和资料，将
存货损失时间追溯到 2015 年 12 月 31 日，但因外部资料缺失严重，已无法再继
续向前追溯。
根据核查结果，为客观、准确地反映公司资产状况，公司对 2017-2022 年度合并财务报表进行了会计差错更正，同时修订、披露了 2017-2022 年年度报告，并同步消除了 2022 年非标准审计意见及存货事项对公司 2023 年度财务报表的影响。鉴于前述会计差错更正事项导致海南橡胶相关年报信息披露不准确，2024年 6 月 5 日海南证监局对公司及相关人员出具了警示函。

二、整改落实情况
在 2022 年度财务报告编制和审计过程中发现相关问题后，公司组织专班，持续开展了全方位整改，未来将进一步切实加强内部控制，提升公司治理和信息披露水平，避免类似情况再次发生。
（一）主要整改措施
——健全内部控制体系
一是建章立制防范存货风险。公司制定了《大宗商品存货风险管理办法》，明确公司及子公司存货的管理机构和职责，建立前台（子公司）、中台（风控、财务）、后台（审计、法务）相结合的存货风险协同管控“三道防线”；发布《关于橡胶产品存货月度对账的通知》，推动橡胶产品存货月度对账有效落地；修订《大宗商品信用风险管理办法》《大宗商品市场风险管理办法》，优化提升贸易业务开展过程中的信用风险、市场风险管理水平，防控呆坏账损失，防止重大风险事件发生。
二是强化存货各环节管控。对存货的存储环节、物流运输环节、高龄库存管理、存货的盘点清查、信息与报告、风险自查、督查和追责、档案管理等十个方面不断细化管理，规范仓储物流服务商的评估准入、出入库操作、在途货物管理、存货盘点、高龄库存等重要风险管控点，所有出入库操作在信息系统进行，原则上禁止线下操作；要求各子公司制定其存货风险管理细则，建立存货管理岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责权限，切实做到存货与业务的不相容岗位相互分离、制约和监督；同时，以定期开展的内控自我评价为抓手，重点对存货风险管控措施进行评价，针对发现的存货管理风险和问题，及时督促有关单位整改到位。
三是完善并落实存货盘点清查规程。一是强化每月进行存货对账、每年年末进行全面盘点清查，盘点前制定清晰明确的盘点工作方案，盘点程序执行过程中要求第三方仓库参与盘点的工作人员在盘点表上签字确认；二是特别关注存货数量函证程序中函证文书送达及回收过程管理，核实第三方仓库的联系信息，防止文书传递过程受到公司仓储物流部门员工或第三方仓库管理员单独介入干预；三是充分发挥审计监督职能，不定期开展针对存货的专项内部审计。
四是全面推进合规体系建设。逐步将合规管理要求嵌入公司经营管理各领域
各环节，贯穿决策、执行监督全过程；同时，突出重点领域、重点环节、核心岗位的合规管理，实现合规管理体系和公司现有管理机制的协同联动。公司已于
2023 年 11 月下发合规管理体系建设工作方案，于 2024 年 3 月下发合规管理办
法、合规审查规则、合规风险管理规则等合规管理制度，持续推进合规管理组织体系、制度体系以及运营体系等建设。
五是加强对子公司的管理和监督。强化对子公司存货、风险管理等事项的监督管控，同时优化境外企业治理结构，向境外企业派驻关键核心人员；加强境内外财务业务信息联通，进一步加强境外企业监管，实现对海外重要子公司战略管控与运营管控相结合的管控机制。
——提升财务管理水平
一是继续推进财务共享系统建设。以财务共享为抓手，综合运用系统对接、日常监控等手段，强化日常财务风险管控，进一步提升公司的风险集中管控能力。
二是常态化培训提升财务人员业务水平。不定期开展针对财务人员的内部培训，同时组织财务人员参加海南证监局、上海证券交易所和其他机构举办的会计核算和财务管理相关专业培训，加强对会计准则、证券法规、上市公司监管动态和相关处罚案例的学习，促进财务人员理论水平与实践能力的同步提升。
三是持续完善财务管理相关制度和流程。重点关注财务核算、结账以及报表编制等事项，有针对性地修订、完善管理流程；进一步梳理并规范业务端到财务端的单据流、信息流，切实提高会计核算的及时性和准确性，从源头保证财务报告信息质量。
四是借助外部专业机构提高财务工作质量。充分利用会计师事务所等外部机构的专业优势，及时发现和纠正可能存在的问题，进一步提高财务信息质量。
五是加强对下属单位财务监督。通过开展不定期的突击检查，增强财务监督的威慑力，进一步强化财务监督力度，及时识别与评估潜在财务风险，通过制定并执行相应的风险防范与控制措施，进一步强化公司的财务管理和风险控制能力。
——持续完善公司治理
一是全面完善公司管理制度。已在全公司范围内启动规章制度梳理和制(修)订工作，近期已完成《公司章程》《股东大会议事规则》《独立董事工作制度》等制度的修订更新，后续将继续推进对信息披露、关联交易等方面制度的修订；同
时，公司将加强相关制度的执行监督与检查，持续跟进内部管理制度的执行情况，确保相关制度有效实施，切实提高公司规范运作水平。
二是加强对子公司信息披露事项的管理。持续完善重大信息内部通报机制，督促子公司按照公司《重大信息内部报告办法》的要求，密切关注、跟踪日常事务中与信息披露相关的事项，及时向公司总部报告、传递重大信息，确保公司能够及时依法履行披露义务。
三是持续培训学习提升合规意识和规范治理水平。督促董事、监事、高级管理人员及相关人员积极参加海南证监局和上海证券交易所等监管部门组织的培训并持续加强对信息披露、规范运作等方面法律法规、制度的学习；同时，不定期组织在公司内部开展专项培训，不断加强上述人员的合规意识、责任意识和风险意识，提升公司规范治理水平和信息披露质量。
四是推进党风廉政建设工作。落实全面从严治党责任，严肃查处违法违纪人员，对违法违纪行为形成了有力震慑；结合具体案件，在全公司范围内开展了多种形式的警示教育活动以及党纪学习教育活动，持续推进清廉企业建设，营造廉荣贪耻、崇廉拒腐的良好风气。
（二）整改责任人及责任部门
公司董监高、董事会办公室、财务部、巡查审计部、运营风控部、战略企划部、海外管理部、合规法务部。
（三）整改期限
公司立足早部署、早整改、早见效，目前已完成整改工作，未来将持续规范、严格执行。
三、其他说明
目前，公司以及董监高等相关人员已深刻认识到公司规范运作、信息披露管理等工作存在的不足和问题，并在发现相关问题后，持续开展了全面整改工作，同时教育和督促各级管理人员充分吸取教训，举一反三，杜绝此类事件再次发生。
未来，公司将以此次整改为契机，持续强化对相关法律法规的学习、执行，严格遵守《公司法》《证券法》《上海证券交易所股票上市规则》《上市公司信息披露管理办法》《企业会计准则》等相关法律法规及规范性文件，健全完善各项运营管理制度，增强规范运作意识，加强信息披露管理，提高公司治理水平，不
切实履行勤勉尽责义务，推动公司持续稳定、健康发展，切实维护公司和投资者的合法权益。
特此公告。
海南天然橡胶产业集团股份有限公司
董事会
2024 年 6 月 14 日