广东鸿图:董事会秘书工作制度(2024年10月)

广东鸿图科技股份有限公司
董事会秘书工作制度
（根据公司第八届董事会第四十八次会议决议修订）
第一章 总则
第一条 为了进一步促进广东鸿图科技股份有限公司（以下简称“公司”或
“本公司”）的规范运作，完善法人治理结构，充分发挥董事会秘书的作用，进一步明确董事会秘书的职责、权利和义务，根据《公司法》、《证券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》（以下简称“《规范运作指引》”）
等法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人员，对公司
和董事会负责，享有相关法律法规及公司章程赋予的权利并承担相应的义务，获得相应的报酬。
董事会秘书享有公司高级管理人员的各项职权，依法参加董事会、监事会、股东大会会议和各级经营管理决策层会议，对涉及公司治理运作程序和信息披露事项的合法合规性发表意见；有权了解公司的经营和财务情况，调阅涉及信息披露等事宜的相关文件、资料，查阅公司会计账簿，要求公司控股股东、董事、监事、高级管理人员（以下统称“董监高”）等有关人员对相关事项作出说明并及时提供相关资料和信息；有权要求公司就涉及信息披露的重大疑难事项聘请中介机构出具专业意见，作为公司决策的依据。
公司董监高和各部门、分支机构应当支持和配合董事会秘书的工作，不得以任何理由闲置、阻扰董事会秘书依法行使职权。
第三条 董事会秘书作为公司与证券监管部门及深圳证券交易所的指定联络
人。
第四条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉义务，应当遵守公司章程，忠实
履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己或他人谋取私
第五条 董事会秘书负责组织和协调投资者关系管理工作。
第六条 公司董秘办为公司指定的唯一公司信息披露事务部门，由董事会秘
书负责管理。
第七条 董事会在聘任董事会秘书的同时，委任一名证券事务代表，协助董
事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权
利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所
负有的责任。
第八条 董事会秘书和证券事务代表均应遵守本制度的规定。
第二章 董事会秘书的任职资格
第九条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，
具有良好的职业道德和个人品德，并取得深圳证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。
第十条 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事、监事、
高级管理人员的情形；
（二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；
（三）最近三十六个月受到深圳证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（四）本公司现任监事；
（五）中国证监会或深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第十一条 董事会秘书候选人除应符合《规范运作指引》规定的高级管理
人员的任职条件外，提名人和候选人还应在其被提名时说明候选人是否熟悉履
职相关的法律法规、是否具备与岗位要求相适应的职业操守、是否具备相应的
专业胜任能力与从业经验。
第十二条 证券事务代表的任职条件参照本制度第十条第（二）至（五）
款执行。
第三章 董事会秘书的聘任和解聘
第十三条 董事会秘书由董事会提名委员会提名，公司董事会聘任或解聘。
公司聘任董事会秘书时，应与董事会秘书签订聘任合同，约定董事会秘书的职责、权利、待遇、义务、责任和任期等。
第十四条 公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开5个交易日之前将该
董事会秘书的有关材料报送深圳证券交易所，深圳证券交易所自收到有关材料之日起5个交易日内未提出异议的，董事会方可聘任。报送材料如下：
（一）董事会推荐书，包括被推荐人符合本制度任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容；
（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；
（三）被推荐人取得的董事会秘书资格证书（复印件）。
第十五条 公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告
并向深圳证券交易所提交下列资料：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括符合本制度任职条件、职务、工作表现及个人品德等；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电
话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交变更后的资料。
第十六条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在
任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。
第十七条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。董
事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。
第十八条 董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自事实发生之日起一个
月内解聘董事会秘书：
（一）出现本制度第十条所规定情形之一的；
（二）连续三个月以上不能履行职责的；
（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失的；

（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、深圳证券交易所其他相关规定、公司章程或本制度，给公司、投资者造成重大损失的；
（五）泄露公司商业秘密或内幕信息，造成严重后果或恶劣影响的。
第十九条 董事会秘书不得在任期内无故提出辞职或离职，如因自身客观原
因确需辞职或离职，原则上应提前3个月向公司提出。
第二十条 公司原则上应在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并
在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第二十一条 董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，在
公司监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项，并由证券事
务代表做好交接记录。董事会秘书提出辞职后未完成离任审查以及工作、文件
移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
第四章 董事会秘书的职责和权利
第二十二条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉义务，应当遵守公司章程，
忠实履行职责，维护公司利益。
第二十三条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信
息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规
定。
（二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机
构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。
（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监
事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；切实保
管董事会和股东大会会议文件以及股东名册、相关证券持有人名称等资料，保
管董事会印章，严格按规范做好用印登记工作。
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向
深圳证券交易所报告并公告。

（五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体
及时回复深圳证券交易所问询。
（六）组织董事、监事和高级管理人员进行相关法律法规、深圳证券交易
所规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。
（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律法规、深圳证券交易所规
则、公司章程和本制度，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、监事
和高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立
即如实向深圳证券交易所报告。
（八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。
（九）《公司法》、《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第二十四条 公司应当指派董事会秘书、证券事务代表或本制度第二十条规
定的代行董事会秘书职责的人员与深圳证券交易所联系，办理信息披露与股票及其衍生品变动管理事务。
第二十五条 董事会秘书应于每年5月15日或离任前，向公司董事会、监事
会提交上年履职报告或离任履职报告。履职报告应对照董事会秘书的职责，客观反映其履职工作情况及成效、存在的问题和有关建议。
第二十六条 公司依法保障董事会秘书作为公司高管人员的职权。董事会秘
书享有公司高管人员的各项职权，依法参加董事会、监事会、股东大会和经营管理决策层会议，对涉及公司治理运作程序和信息披露事务的合法合规性发表意见。
第二十七条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、
财务负责人及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方面的工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。董事会及其他高级管理人员应当支持董事会秘书的工作，对于董事
会秘书提出的问询，应当及时、如实予以回复，并提供相关资料。任何机构及
个人不得干预董事会秘书的正常履职行为。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以向董事
会、监事会报告，也可以直接向深圳证券交易所报告。
第二十八条 公司为董事会秘书履行职责提供必要的组织保障。公司设立由
董事会秘书领导的董秘办（或董事会办公室），配备与公司规模相适应、具备法律、财务等专业知识的专职人员，协助董事会秘书办理信息披露、规范运作、投资者关系管理、股权管理等事务。公司编制和落实专门预算，为董事会秘书及证券事务管理人员开展工作、参加培训提供充足的经费保障。
第二十九条 公司明确各部门、分支机构和子公司的重大信息报告义务、报
告程序和相应责任，公司财务、投资、审计等相关内部机构、分公司、子公司以及对公司有重大影响的参股公司均应配合董事会秘书做好信息披露和规范运作方面的工作，保证董事会秘书能够及时、畅通地获取相关信息。公司统一对外信息发布渠道，明确公司及其董监高未经董事会秘书审查认可，不得通过接受媒体、机构访谈以及在股东大会、公司网站等公共场合发表对公司证券交易价格产生重大影响的未披露信息。
第三十条 董事会秘书享有与其他高管人员地位相对应的薪酬福利待遇。公
司将董事会秘书纳入实施长期激励计划的对象，形成公司长远利益和个人绩效有效挂钩的激励效应。董事会秘书为公司利用资本市场做优做强作出突出贡献，以及其信息披露工作得到证券监管部门、深圳证券交易所充分肯定的，公司予以必要的表彰和奖励。
第三十一条 公司保证董事会秘书在任职期间按要求参加深圳证券交易所组
织的董事会秘书后续培训。
第五章 董事会秘书的责任