孚日股份:董事会秘书工作制度(202509修订)

孚日集团股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 总则
第一条 为进一步规范公司董事会秘书的工作职责和程序，促使董事会秘书更好地履行职责，根据《中华人民共和国公司法》、深圳证券交易所（以下简称证券交易所）《深圳证券交易所股票上市规则》和《公司章程》的有关规定，制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责。
第三条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。
第四条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，委任一名证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。
第五条 公司董事会秘书和证券事务代表均应遵守本制度的规定。
第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格
第六条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。
公司董事或其它高管人员可以兼任董事会秘书。董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出的，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。
第七条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（一）《深圳证券交易所股票上市规则》规定的不得担任上市公司董事、高级管理人员的情形；
（二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；
（三）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；
（四）公司现任审计委员会成员；
（五）证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第八条 公司应在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
第九条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第十条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向证券交易所提供以下文件：
（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括符合本制度任职条件、职务、工作表现及个人品德等；
（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；
（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向证券交易所提交变更后的资料。
第十一条 董事会秘书出现以下情形之一的，董事会应当自事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书：
（1）连续三个月以上不能履行职责；
（2）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；
（3）违反国家法律法规、公司章程、证券交易所有关规定，给公司、投资者造成重大损失；
（4）出现《深圳证券交易所股票上市规则》、本制度规定的不得担任董事会秘书的任何一种情形；
（5）证券交易所认为不应当继续担任董事会秘书的其他情形。
第十二条 公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，解聘董事会秘书或董事会秘书辞职时，公司董事会应当向证券交易所报告，说明原因并公告。
董事会秘书有权就公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个人陈述报告。
第十三条 董事会秘书离任前，应当接受董事会、审计委员会的离任审计，将有关档案文件、正在办理或待办理事项，在公司审计委员会的监督下移交。
公司在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止。

第十四条 董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表的任职条件参照《深圳证券交易所股票上市规则》第4.4.4条执行。
第三章 董事会秘书的职责
第十五条 负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定。
第十六条 负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。
第十七条 组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。
第十八条 负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向证券交易所报告并公告。
第十九条 关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体及时回复证券交易所问询。
第二十条 组织董事和高级管理人员进行相关法律法规、《深圳证券交易所股票上市规则》及证券交易所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。
第二十一条 督促董事和高级管理人员遵守法律法规、《深圳证券交易所股票上市规则》、证券交易所其他规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事和高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向证券交易所报告。
第二十二条 负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。
第二十三条 法律法规、证券交易所要求履行的其他职责。
第四章 绩效评价
第二十四条 董事会秘书应严格履行职责，除接受公司董事会的指导考核外，还必须根据《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第11号——信息披露工作评价》的规定，接受中国证监会和证券交易所的评价。
第二十五条 公司根据董事会秘书工作业绩对其进行绩效评价与考核。

第五章 附则
第二十六条 本制度经董事会会议通过之日起施行。
第二十七条 本制度由公司董事会负责解释。